Žít ve virtuálním světě teď nemusí být tak omezené. I když je pravda, že mnozí z nás se sami izolují a využívají obchodní přenosný počítač a Zoom chat, existují způsoby, jak uspořádat virtuální akci pro obchodní setkání, videokonference, demonstrace produktů nebo dokonce plnohodnotnou akci zahajovací párty. Jako vedoucí firmy se nemusíme ptát, zda lidé z akce vynechají nebo se dokonce nezúčastní, protože existují lepší možnosti.

Naštěstí mnoho principů a konceptů ze skutečné osobní akce stále platí pro pořádání virtuální akce – přímo na svačinu a kávu a na čas, kdy se s vámi seznámíte. Je to dobrý nápad napodobit skutečnou událost v co největší míře, aby se lidé cítili příjemně a mohli se účastnit, a také aby se na akci drželi a nepadli najednou.

I když může existovat několik technických překážek, je stále možné se zapojit do masy způsobem, který je efektivní a produktivní a vede ke stejné úrovni úspěchu. Nejdůležitější součástí je úmyslné – uvědomování si, že lidé se obávají a zdůrazňují celosvětovou pandemii a že o svou pozornost soupeří mnoho věcí. Pokud existuje efektivní přístup k události, důsledná komunikace a další výhody, zjistíte, že lidé mají stejně zájem a zajetí.

1. Komunikujte o tom, co lze očekávat

Jedním z nejdůležitějších kroků pro každou událost je přenos ze skutečného světa. Čím více můžete komunikovat o tom, co lze očekávat – pomocí programu, webu s více podrobnostmi, e-mailů s aktualizacemi o plánu a fotografií těch, kteří mluví, tím lépe. Toto napojuje na základní lidskou potřebu “ve známosti” o jakékoli události.

Účastníkům také pomáhá zjistit, zda bude událost vysoce strukturovaná a má smysl, i když je “Požadované” pro ně. (Vyvarujte se omylu, když si myslíme, že požadovaná událost automaticky zaručí úspěch.) Virtuální událost je již brzdena skutečností, že účastník může mít vedle sebe smartphone nebo dokonce domácí televizi a herní konzoli. Pokud vědí, že bude probíhat podrobná diskuse a rozhodování, odloží telefon stranou.

2. Používejte funkce událostí na Facebooku

O použití funkcí událostí na Facebooku je něco téměř magického. Pro začátečníky ve virtuálním prostředí, ve kterém jsou všichni na notebooku a používají Zoom k účasti, jsou události událostí na sociálních médiích čisté zlato. Dělají to všechno vypadat více oficiální. Funkce události však také dělají mnohem víc.

Protože jsme v dnešní době všichni rozptýleni a máme několik možností, jak se spojíme, funkce události budou odesílat upozornění jako připomenutí a sledovat, kdo se skutečně účastní a kdo přeskočí. Tato data vám mohou pomoci při každém setkání. Jakmile pořádáte jednu událost, můžete sledovat úspěch a kontaktovat ty, kteří přímo vynechali. A nepodceňujte hodnotu vzájemného tlaku. Funkce události ukazují potenciálním účastníkům, kteří se dohodli, že budou součástí akce.

3. Plán na improvizovanou diskusi

Další ponaučení z událostí v reálném světě je umožnit improvizované diskuse. Je tu pokušení okamžitě začít podnikat, skočit přímo do programu. Vyhněte se tomuto scénáři. Znovu mluvíme o roztržitých lidech, kteří chodí na notebooku. Většina z nás potřebuje určitou dobu, aby se přizpůsobila podivnosti účasti na virtuální akci, a rádi bychom se seznámili s těmi, kteří se účastní nestrukturovaným způsobem..

Umožněte lidem alespoň 10 minut nebo déle, aby se dohnali, povídali si o počasí a dokonce se dostali do osobních záležitostí. Nikdo nemá rád účast na setkání, kde je studená, sterilní agenda a jedna hlavní mluvící hlava. I ve skutečném světě se jedná o události, ze kterých lidé vynechají, jakmile začnou.

4. Proveďte třikrát tolik propagace

Aby byla virtuální událost úspěšná, je důležité účastníkům několikrát připomenout. Předpokládejme, že lidé jsou velmi rozptýleni, takže budete muset akci propagovat třikrát více nebo více. To může zahrnovat odesílání e-mailů, textových zpráv, chatových zpráv na sociálních médiích a dalších pozvánek, které by jinak než za běžných okolností udělali. Pochopení toho, jak lidé používají digitální komunikaci – to znamená, že rychle posouvají věci – znamená, že s nimi budete muset nadměrně komunikovat a pokusit se zaujmout jejich zájem a pozornost.

Jeden tip zde je sledovat úspěch všech pozvánek na každou událost. Pokud odesíláte e-maily, ujistěte se, že používáte nástroj, který dokáže sledovat, zda se potenciální účastníci otevřeli, a přečíst zprávu. Pokud zveřejňujete příspěvky na sociálních médiích, sledujte lajky a sdílené položky. Pomůže vám to zůstat v úmyslu, jak často komunikujete o události a co v minulosti fungovalo nebo nefungovalo.

5. Podporujte lehké občerstvení a kávu

Hádej co? Jedním z důvodů, proč se zúčastňujeme skutečných osobních setkání, je bezplatné občerstvení. Je to lidská povaha. Ve virtuálním prostředí to může být náročné, ale ne nemožné. Pokud se rozhodnete uspořádat schůzku společnosti během několika týdnů a chcete, aby se všichni zúčastnili, zkuste nabídnout podobné pobídky. Na webu EventBrite pro správu událostí můžete například vytvořit registrační stránku pro své zaměstnance. Pokud ji vyplní a během registrace kliknou na správné možnosti, nabídnou promo kód pro bezplatnou dodávku UberEats nebo zdarma bagel v místní restauraci – doručené na schůzku.

Řekněme, že plánujete uvedení nového produktu na trh – pošlete každému účastníkovi bezplatný kód na kávu ve společnosti Starbucks, kterou může použít pro schůzku. Tento koncept se může zdát starý a zaměstnanci nebo účastníci by mohli tento kód použít a neúčastnit se schůzky, ale alespoň je to pokus napodobit skutečnou motivaci, která skutečně funguje.

  • Pokud jde o profesionální konference, podívejte se na nejlepší konferenční telefony.