Nejlepší software pro správu dokumentů
1. Templafy
2. Soubory M
3. Docuware
4. Ovládání dokumentu MasterControl
5. XaitPorter
Přečtěte si o naší podrobné analýze každého systému
V této době zelené IT a obecných nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR) mnoho organizací jde bezpapírově. K pomáhání existuje řada systémů pro správu dokumentů (DMS), které nejenže snižují množství odpadu, ale také zjednodušují obchodní procesy.
Vynaložení času a peněz na tisk a ukládání papírových dokumentů je stále více považováno za špatný nápad. Nejen, že existuje nebezpečí ztráty a poškození fyzických kopií, ale také jste odpovědní za jejich uchování. A brzy se kolem vaší kanceláře postaví.
Zavedením pohyblivých věcí do systému správy dokumentů (DMS) ve vašich operacích uvolníte čas na další důležité oblasti vaší společnosti. Jste také mnohem bezpečnější, protože vědí, že všechny vaše cenné dokumenty a soubory jsou uloženy a organizovány pomocí softwaru, na rozdíl od toho, že jsou rozptýleny kolem skladovacího prostoru.
Tyto systémy jsou již několik let, ale stále se stávají cenovějšími a pokročilejšími. Zde je výběr šesti nejlepších nabídek, které jsou v současné době k dispozici, a to s přihlédnutím k ceně, vlastnostem, odborným recenzím a uživatelským zkušenostem.
- Také jsme zaokrouhlovali nejlepší software pro videokonference
Templafy usnadňuje používání více kancelářských sad pro značkový obsah, ale může to být také cenově dostupné
1. Templafy
Řešení správy dokumentů vše v jednom
Platformy: Web, desktop, mobil | Použité zdroje: Správa dokumentů, editace, zpětná vazba, spolupráce | Cloud-based: Ano | Integrace: MS Office | Zkušební verze zdarma: Ano
Snadno použitelné rozhraníMobilní aplikaceSkryté ceny
Templafy je jedním z nejlepších nástrojů pro správu dokumentů. Cílem systému je integrace základních kancelářských sad a řešení používaných firmami na denní bázi.
Pokud existuje jedna věc, která může být frustrující, musí vytvářet značkové dokumenty pomocí jiného softwaru. To může být časově náročné a roztříštěné, ale Templafy může pomoci. S ním můžete vytvořit řadu souborů v systému a spravovat je z jednoho zdroje.
Software je kompatibilní s řadou zařízení a používá cloud pro přístup ke všem dokumentům v počítačích, tabletech a smartphonech. K dispozici jsou také automatické kontroly shody a zaměstnancům můžete snadno poskytnout zpětnou vazbu.
Kontaktní údaj je vyžadován pro cenovou kalkulaci a není překvapením, že přesná cena závisí na počtu uživatelů, funkcích a doplňcích, které jste zvolili.
- Zaregistrujte se zde pro Templafy
Soubory M mohou spravovat většinu dokumentů a zabránit duplicitě
2. Soubory M
Dokumentový software, který detekuje duplikování
Platformy: Web, mobilní | Použité zdroje: Správa dokumentů, editace, duplicitní analýza Cloud-based: Ano | Integrace: MS Office, Salesforce CRM Zkušební verze zdarma: 30 dnů
Praktické integraceMobilní aplikaceMůžou být příliš omezené
Pokud jde o správu dokumentů, M-Files má za cíl zlepšit interní pracovní postupy a zajistit, aby důležité informace byly vždy bezpečné. Mezi její zákazníky patří mnoho velkých společností, jako jsou Comcast a Yokohama.
K dispozici je jedna klenba pro spoustu souborů a můžete je snadno najít podle klienta, projektu, data, stavu nebo jiných kritérií. Cílem softwaru je zabránit duplicitě – je celkem běžné, že skončí dvěma kopiemi stejné zprávy, případně více. M-Files vás upozorní, pokud byl dokument uložen dvakrát analýzou jmen a dat projektu. Získáte také skvělé integrace, včetně Microsoft Office a Salesforce CRM.
K dispozici je bezplatná zkušební verze, ale cena není stanovena na webu, takže se musíte dostat do kontaktu s cenou.
- Přihlaste se k M-souborům zde
Docuware přináší inovativní přístup založený na cloudových technologiích, který je plně škálovatelný
3. Docuware
Organizace dokumentu se přesune do cloudu
Platformy: Desktop, mobilní | Použité zdroje: Správa dokumentů, skladování v cloudu, zpracování faktur Cloud-based: Ano | Integrace: 500+ včetně aplikací Outlook, Oracle a SharePoint | Zkušební verze zdarma: Ne
Zahrnuje celou řadu úloh dokumentůCloudové úložištěMobilní podporaSkrývané ceny
Společnost Docuware využívá přístup založený na cloudovém přístupu k správě dokumentů. Integruje úložiště cloud a automatizaci kanceláří za účelem vytvoření digitálního pracoviště. Tento bezpapírový přístup k celému spektru kancelářských úkolů je dalším příkladem digitální transformace, která v dnešní době vede k mnoha procesům.
Docuware nabízí služby pro vytvoření cloudového pracovního postupu, pokud jde o dokumenty. Umožňuje v případě potřeby zakoupit služby v malém měřítku a poté, co jsou vytvořeny scénáře použití a je zajištěna spolehlivost, může být služba rozšířena pro větší nasazení.
Mobilní aplikace, které se mohou integrovat do tohoto pracovního postupu, jsou také nabízeny, což usnadňuje skenování příjmů na cestách, schvaluje faktury pro rychlé platby a podepisuje formuláře přímo na zařízení.
Zatímco Docuware nabízí demo, neexistuje žádná zkušební verze a cena, která samozřejmě závisí na vybraných službách, je jinak skrytá a vyžaduje, aby se potenciální kupující dostal do kontaktu s vlastní cenou.
- Zaregistrujte se zde pro Docuware
Řízení dokumentů MasterControl je důvěryhodné regulačními orgány po celém světě
4. Ovládání dokumentu MasterControl
DMS se soustředilo na dodržování předpisů
Platformy: Desktop, mobilní | Použité zdroje: Správa dokumentů, spolupráce, editace Cloud-based: Ano | Integrace: Ne | Zkušební verze zdarma: Ne
Mobilní optimalizovánoPodporováno regulátoryNezabízení integraceOpakování cen
V rámci velkých organizací se často zavádějí procesy a předpisy, které zajišťují, že dokumenty jsou v souladu s pokyny společnosti. Ale když máte spoustu souborů, může být obtížné dodržovat tato pravidla.
MasterControl, který využívají některé z největších regulačních orgánů na světě, je software pro řízení dokumentů, který se zabývá složitými předpisy a standardy po celém světě. Cílem je snížit náklady na dodržování předpisů a zvýšit vnitřní efektivitu.
Systém plně automatizuje směrování, doručování, eskalace a schvalování důležitých dokumentů. Je také sportovní centralizovaný, bezpečný archiv, kde můžete ukládat a hledat obchodní soubory.
Neexistuje žádný údaj o bezplatné zkušební době a ceny vyžadují kontaktování společnosti s cenovou nabídkou.
- Zaregistrujte se zde pro kontrolu dokumentů MasterControl
XaitPorter nabízí flexibilitu a spolupráci pro dokumenty v různých formátech
5. XaitPorter
Spolupráce založená na cloudách v nejlepším případě
Platformy: Desktop, mobilní | Použité zdroje: Správa dokumentů, spolupráce, editace Cloud-based: Ano | Integrace: Microsoft Office, Oracle, Salesforce, SharePoint, Dropbox | Zkušební verze zdarma: Demo je k dispozici pouze
Plně optimalizované cloudSmart funkce spolupráceNabídka správy formulářůOpakování cen
Pokud hledáte řešení cloud pro vytváření dokumentů, určitě byste se měli podívat na XaitPorter.
Skvělá věc v tomto systému je, že je extrémně flexibilní. Ste schopni spolupracovat a pracovat s dokumenty současně s kolegy a můžete si snadno sdílet zpětnou vazbu mezi sebou. Řídí také všechny aspekty pracovního postupu, takže se nemusíte obávat formátování, číslování a rozvržení.
XaitPorter má také některé užitečné triky na frontách integrace. Software může pracovat s platformami Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft Office a Dynamics, SharePoint, OpenText a Dropbox. A v současné době jej používá asi 45 000 firem po celém světě.
Zatímco je k dispozici demo, není k dispozici žádná bezplatná zkušební verze a stanovení cen vyžaduje kontakt s nabídkou.
- Přihlaste se k XaitPorter zde
Dokmee nabízí cloudové, desktopové a mobilní DMS, ale nejlépe byste mohli využívat s více uživatelskými předplatnými
6. Dokmee
Zabezpečený software pro správu obchodních dokumentů
Platformy: Desktop, mobilní | Použité zdroje: Správa dokumentů, úložiště | Cloud-based: Ano | Integrace: Pouze pro verze Pro | Zkušební verze zdarma: 30 dnů
Funkce automatizaceFokus na produkty securityBeefier může být dražší
Společnost Dokmee nejprve uvádí efektivitu a bezpečnost a nabízí řadu nabídek pro správu dokumentů, z nichž si můžete vybrat. Dokmee Desktop je pouze pro jednoho uživatele (249, – 196 liber), ale nese většinu klíčových indexových a vyhledávacích funkcí, plus funkce organizace a sdílení a většinu funkcí pro úpravy (s výjimkou kontroly verzí).
Chcete-li využívat všechny funkce včetně důležitých bezpečnostních funkcí, musíte se přesunout na Dokmee Professional, který také umožňuje více uživatelů – a řadu integrací, jako jsou doplňky Microsoft Office (pro Word, Excel a Outlook).
K dispozici je také dobře vybavená cloud verze DMS, ačkoli budete muset kontaktovat prodejce za stanovení ceny v tomto a balíčku Professional. Další výhoda je bezplatná mobilní aplikace, která je k dispozici pro iOS a zařízení Android.
- Zaregistrujte se zde pro Dokmee Document Management
